5 условий эффективного совещания

Сегодня нашел время уделить внимание своему блогу - ближе к концу года количество текущих дел растет в геометрической прогрессии.

На днях, в четверг 29 ноября 2007 года, пришлось участвовать в производственном совещании у заказчика. Совещание посвещалось завершению работ по автоматизации бизнесс-процессов по управлению персоналом. В результате у меня возникло сильное желание поделиться своими мыслями по поводу того, что нужно делать, чтобы ваше совещание не растянулось на время в несколько раз большее, чем могло быть нужно. Чтобы на совещании не было эмоциональных личных перепалок и чтобы все участники совещания были в нем заинтересованы и не чувствовали себя зрителями в плохом театре.

1. Тема совещания должна быть четко сформулирована. Все рассматриваемые вопросы должны быть изложены и их не должно быть более 7. Если есть вопрос, в котором заинтересованы менее 50% участников, его необходимо вынести в отдельное совещание.
   
2. С темой и вопросами должны быть заранее ознакомлены все участники. И обязательно указание точного времени начала и предполагаемой продолжительности.
   
3. Каждый участник может дать "самоотвод", обязательно дав веские аргументы. И, на оборот, каждый участник может предложить пригласить еще кого-либо, если считает, что этот человек необходим для эффективного рассмотрения вопросов.
   
4. Совещание должно начинаться именно в тот час, который был указан заранее. Задержка возможна в случае опоздания ключевых участников первых вопросов. Если участники сильно опаздывают, лучше сменить последовательность рассмотрения вопросов или перенести совещание на другой день.
   
5. Не давайте личным эмоциям, амбициям, симпатиям и антипатиям превращать совещание в словесную перепалку или распевание дифирамбов. Совещание должно иметь сугубо деловую атмосферу. Если эмоции прорываются, председателю (руководителю) необходимо вмешиваться в обсуждение и вызвращать обсуждение в деловую колею. При этом необходимо быть крайне корректным и, ни в коем случае, не обидеть ни одного из участников. Если вопросы по сути являются "разбором полетов" обязательно обсуждение самих событий, а не личных качеств участников.

Если вы не будете соблюдать хотябы 2 условия, ваше совещание может превратиться в "базар". Результативность будет стремится к нулю, а потраченое время к бесконечности. Именно это со мной и произошло.

Тема была оглашена, но ни один вопрос не был заранее освещен всем участникам. Как результат, мы (представители нашей фирмы) ряд вопросов слышали впервые и корректные ответы дать не могли, т.к. эти вопросы необходимо было обсудить и согласовать с разными службами нашей компании. Некоторые вопросы переростали в словесную перепалку и в течение 10-15 минут мы были вынуждены слушать "наезды" и "опровдания" нескольких участников. Руководитель проекта самоустранился от руководства самим совещанием. Как следствие, было назначено новое совещание для обсуждения озвученных вопросов (мы должны подготовить свои предложения), совещание вместо планируемых 30 минут заятнулось на 1 час 40 минут. У некоторых участников личная неприязнь только усилилась, т.к. в ходе обсуждения были произнесены неприятные характеристики личных качеств некоторых участников.

Другие вопросы управления в разделе "Менеджмент".